Photo d'illustration

Les fonctionnaires sont avisés : à partir de lundi, le système électronique de présence sera réintroduit. L’application de l’Electronic Attendance System (EAS) avait été mise au frigo et remplacée par un système de présence manuelle durant la période de confinement sanitaire.

Pour sa réintroduction, le ministère de la Fonction publique a mis en place un protocole en huit points : (i) l’Electronic Time Recording (ETR) doit être désinfecté avec un produit contenant un taux d’au moins 70% d’alcool; (ii) les fonctionnaires ne pourront l’utiliser qu’après la prise de température (moins de 38°C); (iii) observer une distanciation sociale d’un mètre lors de l’enregistrement de présence; (iv) les fonctionnaires ne doivent pas toucher les autres parties de la machine de présence; (v) les mains doivent être désinfectées immédiatement après avoir utilisé la machine; (vi) durant les heures de pointe de 7h30 à 9h30 et 15h à 16h30, l’ETR doit être désinfecté toutes les 30 minutes; (vii) utilisation de gants pour le nettoyage de la machine; (viii) éviter d’utiliser le gel désinfectant avant d’utiliser le scanneur de la machine, car elle pourrait ne pas enregistrer la présence; et (ix) rapporter au département des ressources humaines tout problème lié à la machine électronique de présence.

Dans une circulaire émise par le Secretary of Public Service, Swamnithan Ragen, ce dernier souligne que l’enregistrement de la présence des fonctionnaires peut se faire également par le biais d’un code personnalisé. « As you may be already aware, the purpose of the ETR is to allow public officers to register the presence directly into the system either through the biometric fingerprinty mode or a personalised access code. It is up to the public officers to decide which mode he/she opts to use, and to give his/her consent thereto accordingly. You are kindly advised to record the public officer’s consent to the mode chosen by him/her », explique le SPS dans une circulaire adressée aux Supervising Officers.

Il ajoute aussi que la réintroduction du système de présence électronique a pour but de faciliter le travail du département des ressources pour le calcul de l’heure, des heures supplémentaires et les congés. « You are kindly requested to inform public officers of your Ministry that the Electronic Attendance System has been set up with all required security features to ensure that all information collected is securely processed for the purpose of efficiently managing attendance, whilst, at the same time, providing an efficient means of decreasing processing time of Human Resource related matters such as calculation of leaves, time off and overtime », indique le SPS dans la circulaire.

Il ajoute aussi qu’au cas où un fonctionnaire ne souhaiterait pas utiliser la méthode biométrique, les données doivent être sauvegardées. « In the event consent to electronic (biometric) attendance system is withdrawn, the data subject will have to use personalised access codes to electronically register their attendance. The existence of right of the data subject to request from the controller access to and rectification, restriction or erasure of personal data concerning the data subject or to object to the processing, subject to the provisions of the Data Protection Act 2017 », indique le SPS.