Deux sociétés, DCDM Consulting et CiSOLVE International, en leur capacité de fournisseurs de solutions informatiques, ont développé conjointement une solution informatique appelée eBoardSolution, conçue pour numériser toutes les informations et les documents cruciaux relatifs aux réunions de conseils d’administration, pour les rendre accessibles sur un dispositif mobile comme les tablettes et smartphones.
Destinée aux directeurs de compagnies, sociétés de gestion, comptables et secrétaire de conseils, eBoardSolution vise à améliorer les performances opérationnelles, la transparence et la bonne gouvernance sans utilisation de papier, explique Sylvain Deslandes, Chief Executive Officer (CEO) de DCDM Consulting. « Des informations sont mises à disposition des secrétaires de compagnies pour créer et gérer les entités, et tenir un registre des changements d’actionnaires. Bref, pour gérer tous les événements qui constituent la vie d’une société, de sa création jusqu’à sa mise en liquidation. Cette solution permet également d’organiser les réunions entre les directeurs qui ne sont pas forcément tous physiquement présents et de permettre une communication électronique sécurisée et des échanges d’informations très confidentielles avec des tablettes Android et Apple. »
Cette formule ambitionne de changer le concept des réunions de conseil d’administration. « Les réunions classiques, c’est souvent des documents volumineux à faire circuler avant. Des fois des modifications doivent être apportées à la dernière minute, ce qui signifie une nouvelle impression. Il faut une grosse logistique très coûteuse pour faire parvenir ces informations à tous les directeurs juste avant la réunion. Avec eBoardSolution, on se propose de changer ce processus en rendant les échanges de documents complètement électroniques. Cela fonctionne comme un mail en pièce jointe avec un environnement sécurisé et très organisé », précise le CEO de DCDM Consulting, qui mise sur l’utilisation facile du système pour permettre aux sociétés de réaliser un gain de temps.