Un demi-million. Tel est le nombre de documents historiques que le National Archives Department de Coromandel veut scanner et télécharger dans son système informatique à travers son projet de digitalisation des archives nationales.
Vu que certains documents sont en très mauvais état, cette instance se propose de faire appel à une firme privée pour entreprendre ce travail délicat. La société, dont les services seront retenus par voie d’appel d’offres, disposera de quinze mois pour Upload des documents, dont des manuscrits, dans le système informatique.
Le projet consiste au fait à scanner un total de 21 690 manuscrits (A2) et 478 310 manuscrits (A3). Les documents ciblés datent des 18e, 19e et 20e siècles. Certains, d’une extrême fragilité, doivent être manipulés avec le plus grand soin. D’autres sont froissés et comportent des trous et des lacunes.
Au vu de la nature critique de ces documents à être numérisés, la firme choisie aura pour tâche de s’assurer qu’une technologie appropriée soit mise à contribution pour garantir une fiabilité à 100 % et ce, selon une bonne résolution, afin d’atteindre un équilibre entre la capacité minimale de stockage et la clarté de l’image.
Pour les documents manuscrits, les images numérisées devront être éditées et compressées en JPEG de haute qualité avant le téléchargement. Les contraintes suivantes accompagnent cette démarche de digitalisation : certains des volumes sont en mauvais état, les volumes sont reliés, volumineux et ne peuvent être manipulés facilement. Il est également question de la fragilité de certains autres documents et de leur nature. Par ailleurs, les employés de la firme qui se pencheront sur ces archives seront appelés à signer un Non-Disclosure Agreement.
