L’audit reproche au ministère des Arts et du Patrimoine culturel son manque de planification par rapport à la concrétisation des projets, aux dates de lancement des appels d’offres et à la durée impartie aux soumissions pour envoyer leurs propositions ainsi qu’au manque de contrôle des organismes paraétatiques légaux tombant sous son égide.
Sur les Rs 122,5 millions pour la période 2022-2023, sous l’item Acquisition of Non-Financial Assets, que Rs 9,3 millions ont été déboursées, soit 7.6%. Il cite un projet majeur qui n’a pu démarrer à cause de l’Exim Bank en Inde : « the National Archives Department/National Library project which is being financed under the Line of Credit (LOC) from India could not be implemented as clearance of the Exim Bank is still awaited as at date », note le rapport.
Le même reproche est fait quant aux Capital Grants, destinés aux corps para-étatiques. Une somme de Rs 11,5 millions avait été votée pour l’année financière précédente, et seulement 15%, soit Rs 1, 3 million, ont été déboursés au bénéfice de trois institutions. L’Audit estime que les « statutory bodies did not properly plan for the implementation of their projects » et recommande que le ministère de s’assure que ces entités le fassent. Pour sa part, le ministre déclare que la mise à exécution des projets est retardée quand les offres reçues sont non-conformes ou qu’il n’y a pas de soumissions.
L’Audit pointe également du doigt le ministère pour ne pas avoir publié son annual procurement plan, pour l’année 2022-2023, sur son site internet de sorte à le rendre public. Il indique que le règlement 10 du « Public procurement-regulations 2008 » prévoit « the preparation of an annual plan for the procurement of goods and services during the financial year »; et le Directive 22A du Procurement Policy Office souligne que « the Annual procurement plan for all procurements to be done through the open advertised bidding should be published on the public body’s website at latest by end of July every year ».
L’Audit relève aussi que des appels d’offres sont lancés de temps en temps par le ministère et que la durée de temps impartie aux soumissionnaires des projets est relativement courte. Il recommande donc : « submissions of bids should remain open for a reasonable period of time so that responsive bids are received ». Le ministère s’en défend : “In some cases, short deadline had to be given to suppliers to respond to invitation to bids as invitation to bids had to be relaunched several times due to non-responsiveness or no bids”.
L’Audit estime que le personnel responsable s’exerce à un « poor procurement planning » avec un « retard excessif quant à la préparation des bidding documents ». D’où le délai de courte durée octroyé. À titre d’exemple, il souligne que trois contrats de Rs 2,5 Mmillions, Rs 1,7 million et Rs 2-,7 millions ont été octroyés à des soumissionnaires qui n’ont eu que deux jours pour soumettre leurs offres. Dans dix-huit autres cas, ceux-ci ont eu entre un et trois jours pour le faire : « In five of these cases, the letter of acceptance was issued on the date of closing of bids ».
Le rapport s’appesantit aussi sur le non-respect des lois par le personnel du département de comptabilité du ministère de tutelle et des conseils d’administration des corps paraétatiques.
Alors que la loi impose à chaque département la date limite du 31 octobre de chaque année pour soumettre un rapport sur leur performance de l’année financière écoulée et la stratégie à adopter pour les trois ans, le ministre des Arts et du Patrimoine culture a soumis le sien avec du retard, soit le 10 novembre 2023.
Le rapport relève aussi le manquement dans la soumission des rapports annuels des corps-paraétatiques. Ils sont nombreux à ne pas être à jour. Au 14 décembre 2023, neuf corps paraétatiques n’avaient pas encore déposé leurs rapports annuels devant l’Assemblée nationale alors que la loi leur impose un délai de quatre mois suivant la fin de l’année financière. Idem pour les fonds spéciaux. D’après le rapport de l’audit, le National Arts Fund (NAF) n’a pas encore soumis deux rapports alors que pour le President’s Fund for Creative Writing, il en manque cinq.
