AUDIT RODRIGUES: Plan cadastral incomplet six ans après l’allocation du contrat

Six ans après le début d’un exercice d’identification des terres de l’État à Rodrigues, l’administration de cette île ne peut toujours pas disposer d’un plan cadastral complet et sûr, ni d’une banque de données territoriale et des logements. Le dernier rapport de l’Audit épingle l’Administration régionale de Rodrigues, qui avait alloué le contrat à un Joint Venture, pour avoir failli à faire respecter les attributions de celui-ci et met en lumière de nombreux manquements dans l’exécution du projet. À février 2012, l’ARR avait payé à la compagnie quelque Rs 34,4 millions, soit presque la totalité due.
La Housing and Cadastral Survey à Rodrigues avait pour but d’identifier chaque parcelle des terres de l’État qui couvrent 90 % de la superficie totale de l’île. L’étude consistait à mettre en place un système cadastral numérique, en attribuant un PIN Code à chaque lot, et à instituer une banque de données des logements en vue de l’utilisation judicieuse des terres en termes économiques et environnementaux.
Le Cadastral Office ne disposant pas de suffisamment de Land Surveyors, des appels à expression d’intérêt sont lancés pour retenir les services de consultants à des entreprises ou des Joint Ventures de compagnies de Sworn Land Surveyors. Le contrat est alloué en avril 2006, pour la somme de Rs 27,9 millions, incluant la TVA, à un Joint Venture entre trois Land Surveyors.
Signé en janvier 2006, le Joint Venture était d’une durée de deux ans, mais à maturité il n’a pas été renouvelé. Le rapport de l’Audit note que non seulement l’ARR ne s’était pas assurée de la validité de cet accord entre les partenaires, mais avait continué à leur effectuer des paiements pendant plus d’un an après sa dissolution : « Neither the certificate of incorporation nor the registered copy of the Joint Venture with the Registrar of Companies was made available. The Joint Venture agreement lapsed on 15 January 2008 and was not renewed. No action was taken by the Commission to ensure the validity of the Joint Venture agreement until the finalization of the project. Payments totalling some Rs 23,3 million were made to the Joint Venture from the expiry of agreement till June 2009. »
Hausse des coûts de 26 %
L’étude cadastrale d’une durée de deux ans, selon le contrat, et répartie entre six zones géographiques, devait prendre fin au plus tard le 18 juillet 2008, incluant un “extension of time” de 11 semaines. Mais, note le rapport, « approval of the Commission in respect of the extension of time was not seen ». Pire, à février 2012, soit 43 mois plus tard, l’étude n’était toujours pas complétée. Celle-ci concernait 10 000 lots et le montant du contrat initial était de Rs 27,9 millions. Cette somme devait cependant augmenter à quelque Rs 35,2 millions, représentant une hausse d’environ 26 % après que 2 734 lots supplémentaires ont été certifiés et 354 “sub divisions” faits par le Joint Venture.
À février 2012, la Commission avait payé quelque Rs 34,4 millions, soit presque la totalité due. « Neither was there any approval of the Commission requesting the Joint Venture to survey the additional lots of 2,734 and 354 sub-divisions nor any written agreement between both parties, contrary to Clause 2.6 of the contract agreement, was made. A breakdown of the number of lots surveyed in each of the six zones was not produced. As per Joint Venture, all works were completed on 28 February 2009. Three months later, that is on 26 May 2009 approval of the Central Procurement Board (CPB) to execute variation works amounting to Rs 7.3 million was sought. Approval of the CPB was obtained on 4 June 2009. »
En dépit du fait que des conditions du contrat n’avaient pas été respectées, la Commission n’avait pas jugé bon d’initier les actions nécessaires. Le Performance Bond de Rs 2,7 millions valide jusqu’au 31 décembre 2008 avait été réclamé mais seulement une somme de Rs 2,4 millions avait été soumise. « Neither request was made to the Joint Venture to increase the performance bond amounting to Rs 2.7 million nor to represent 10 per cent of the contract price and to renew the same till the completion of the project », note le directeur de l’Audit. S’agissant de la non-completion du travail, il est dit que contrairement aux provisions du contrat « no liquidated damages for delays (…) were applied ».
“Retention Money”
Les rapports trimestriels et le rapport final n’ont pas été soumis par la compagnie. De plus, les couvertures d’assurance n’avaient pas été souscrites contrairement aux clauses du contrat.
Par ailleurs, note l’Audit, « no provision was made in the contract documents pertaining to retention money to act as a guarantee in case that the works/services delivered by the Contractor are defective. Though in a meeting in May 2007, the Commission decided to retain 25 per cent of the remaining balance, no amount was retained from the payment certificates of the Joint Venture. As of February 2012, out of Rs 35.2 million, some Rs 34.4 million representing 97 per cent were paid to the Joint Venture although works were not completed in all the six zones ».
Sur les six zones concernées, le plan cadastral a été complété dans trois d’entre elles et dans les trois autres à 95 %. « Last progress report submitted was for the month of February 2009. No action was taken by the Commission requesting the Joint Venture to complete same for these three zones. »
Le rapport ajoute que « in February 2009, the Joint Venture informed the Commission that due to the fact that the leases on bare land plots were not identified in 51 cases, their respective plans were therefore not finalized. As at February 2012, three years after, no request was made to the Joint Venture to submit the final plans of the 51 bare land plots. »
Concernant la qualité du travail, le rapport affirme qu’il laisse à désirer. Par exemple les bornes avaient été mal fixées. « The location plans submitted by the Joint Venture did not reflect the actual occupation on site. Major discrepancies were noted in the boundary stones fixed by the Joint Venture in replacement of that originally fixed by the Cadastral Office. » Durant les site visits en mars 2012, sur 25 lots dans les six zones, des “discrepancies” ont été notées dans 20. « Boundary stones supplied by the Cadastral Office were not fixed by the Joint Venture in 13 cases ; in four cases, iron pegs were placed instead of boundary stones ; in two lots, up to two boundary stones were fixed and iron pegs/wooden sticks were used in replacement of boundary stones ; and Boundary stones were left with one household for fixing. »
Recommandations
Dans ses recommandations, le directeur de l’Audit estime que l’ARR devrait demander au défunt Joint Venture de renouveler son partenariat afin de « clear all discrepancies and to complete promptly the Cadastral survey in all zones ». Le rapport ajoute que « the Commission should ensure that the Contractor complied with all terms and conditions of the contract. All additional works and variation works should be duly approved by the Commission prior to their execution. »