- Entre 20 000 et 30 000 registres couvrant 200 ans précieusement gardés et un important travail de restauration en cours
Acte de naissance, changement de noms, acte de mariage, acte de décès… Pour obtenir ces précieux documents personnels, direction Bureau de l’État civil. Dans le cadre de la Journée africaine de l’Enregistrement de l’État civil et des Statistiques Vitales, qui sera commémorée pour la première fois ce vendredi 10 août par les pays de l’Union africaine. Mario Ayelou, le Registrar de la Civil Status Division, et ses proches collaborateurs ouvrent au Mauricien les portes de cet organisme délivrant les documents légaux attestant l’identité d’une personne. Un véritable trésor comprenant, valeur du jour, pas moins de 20 000 registres de différents formats précieusement conservés. Les officiers apportent un éclairage intéressant sur le fonctionnement de ce département vital dans la planification du développement du pays.
La décision d’avoir une Journée africaine de l’Enregistrement des faits d’État civil et des Statistiques (Civil Registration Vital Statistics-CRVS) a été prise lors de la 4e Conférence des Ministres africains responsables de l’enregistrement des faits de l’État civil qui s’est tenue en Mauritanie en décembre 2017. Le conseil exécutif de l’Union africaine a entériné en janvier cette recommandation. Cette journée sera désormais marquée chaque année le 10 août et cette première édition a pour thème « Promouvoir un système d’enregistrement universel novateur des faits de l’État civil et des Statistiques de l’État civil pour une bonne gouvernance et des vies meilleures ».
La décision d’avoir une journée dédiée à l’État civil émane d’un constat : dans beaucoup de pays d’Afrique des millions d’enfants et d’adultes ne sont pas déclarés. Ces personnes naissent et meurent sans aucune trace de leur présence dans des documents officiels et une telle situation les exclut aux services de base. Plus grave encore, ils sont exposés à tout type d’exploitations et violations des droits de l’homme.
« Cette Journée a pour but d’une part de sensibiliser la population sur l’importance des documents légaux essentiels pour garantir les droits fondamentaux de l’homme à l’identité, à la nationalité, aux droits civiques et à l’accès aux services de base et de l’autre, rendre visible et mettre en valeur la fonction de l’État civil et le travail des officiers », explique Mario Ayelou, le Registrar de la Civil Status Division, institution sous la tutelle du Prime Ministers’ Office.
La principale fonction du Bureau de l’État Civil est de dresser des certificats de naissance, de mariage, et de décès. Les officiers de ce bureau soulignent que l’histoire de l’État civil à Maurice commence avec l’Église catholique. « L’Église est pionnière dans ce domaine », disent-ils. « Durant la colonisation française, l’Église a commencé l’enregistrement des mariages, des décès et celui des baptêmes est une source d’information concernant les naissances à cette époque », ajoutent ces officiers. Et à partir de 1811, sous la colonisation anglaise, l’administration publique s’est dotée d’un Bureau de l’État civil.
Faire prendre conscience à la population de l’importance de la déclaration des naissances fait partie des priorités de l’État civil et c’est ainsi que ce service entreprend depuis cinq ans des campagnes d’informations régulières dans différents groupes de la population. Et dans ce contexte, l’État civil a publié en 2016 un livret — « Guide to the Declaration of Birth » en trois langues, soit en anglais, en français et en Kreol morisien — et en a distribué des centaines d’exemplaires dans les principaux services publics fréquentés par les Mauriciens. Des mesures qui, selon les responsables de l’État civil, n’ont pas été vaines puisque les cas d’enfants ne détenant pas d’acte de naissances auraient nettement diminué et seraient rares de nos jours. « Contrairement à certains pays africains, où ce problème de non-déclaration d’enfants est très pointu, nous avons pu à Maurice régler ce problème. Par année, nous recevons environ une dizaine de demandes d’enregistrement de naissances tardives concernant des enfants », affirment-ils. Par négligence ou pour d’autres raisons relevant principalement des problèmes sociaux — familles recomposées, manque d’éducation et d’information, difficultés de vie quotidienne à cause de la pauvreté, déménagements fréquents — les parents n’ont pas entrepris des démarches pour déclarer leur enfant dans un délai de 45 jours après leur naissance comme prévu dans la loi. « L’État prend en main les démarches administratives lorsque les déclarations tardives concernent les cas d’enfants », dit l’un de ces officiers de l’État civil. En ce qu’il s’agit des adultes faisant une demande de “late declarations of Birth” pour eux-mêmes, les demandeurs, « peu nombreux de nos jours », sont pour la plupart âgés de plus de 50 ans. « Ils entreprennent leurs démarches par eux-mêmes, et l’État civil leur donne une assistance. Nous faisons aussi un suivi de leur dossier », rassurent les officiers.
Au fil des deux siècles, l’État civil a connu des changements majeurs, tant au niveau de la collecte et de l’archivage des données qu’au niveau de la structure de l’administration. Durant ces cinquante dernières années, le système mauricien d’enregistrement des faits d’État civil et des statistiques s’est amélioré afin de s’adapter à l’évolution du pays et pour répondre d’une manière plus efficace aux besoins du public. L’outil informatique a accéléré le processus de modernisation. « Vingt-sept institutions gouvernementales sont connectées à l’État civil pour le “data sharing” », indiquent les officiers.
Outre le Main Office, situé dans le bâtiment Emmanuel Anquetil, à Port Louis, l’État civil compte à ce jour une trentaine de bureaux à travers le pays dans le but d’offrir un service de proximité à la population. S’il existe aussi un bureau propre à l’État civil à Rodrigues, en revanche à Agalega, ce sont les météorologues qui agissent comme Civil Status Officers.
La deuxième mission importante de l’État civil consiste à sauvegarder et à préserver les registres regroupant les différents actes pour en assurer la délivrance en cas de demande. Au Bureau de Port-Louis, on s’est attelé à la numérisation des archives depuis 2001 et il était important, expliquent les officiers, d’aller dans cette direction afin de préserver les documents originaux de toute détérioration ou de perte. La numérisation facilite aussi l’accès à de tels documents. « Nous avons beaucoup avancé dans ce travail », confient avec satisfaction les officiers. Même s’ils ne le disent pas on devine qu’il s’agit d’un travail colossal. Des documents s’étalant sur deux siècles et représentant une mine d’informations pour les passionnés d’histoire. « À ce jour, nous avons à l’État civil entre 20000 et 30000 registres. Un véritable trésor », témoigne Danny Bhujoharry, Civil Status Officer. « Nous avons aussi dans nos archives des actes concernant l’affranchissement des esclaves. Même si le Bureau existe depuis 1811, nous avons aussi des documents antérieurs à cette date et, à titre d’exemple, il y a des actes datant de 1779 », dit cet officier. Le système de duplicata pour tout acte officiel mis en place par les Anglais n’a pas été abandonné malgré la numérisation des données. « Nous avons gardé cette culture britannique. Par précaution, nous avons une deuxième copie de tous les certificats. Ce “back-up” est gardé dans un autre endroit en dehors du Main Office », signalent les officiers.
Outre la numérisation en cours d’anciens documents, l’État civil s’est lancé depuis quatre ans dans une opération délicate, soit la restauration des archives, et a obtenu du gouvernement un budget de Rs 16 M pour mener à bien ce projet. Une tâche requérant beaucoup de patience et un savoir-faire en raison de la fragilité des feuilles de papier. « Ce travail de restauration est entrepris par des personnes ayant les compétences requises », rassurent les responsables de l’État civil. En 2003, le gouvernement confie la responsabilité de l’octroi de la Carte d’identité nationale à l’État civil. Depuis cette date, tout nouveau né au moment de la déclaration de sa naissance obtient son unique numéro d’identification, lequel figurera sur sa carte d’identité nationale à l’âge de 18 ans.
L’État civil compte parmi les services essentiels du pays et les employés de ce département public sont de service pendant le week-end, les jours fériés et même pendant les jours d’arrêt de travail en raison de mauvaises conditions climatiques. En effet, en cas d’un décès, le Bureau doit donner les documents légaux nécessaires aux proches des défunts pour procéder à l’enterrement.