Alors qu’une nouvelle configuration du travail se dessine, les entreprises font face à une nouvelle réalité. Pour arriver à s’adapter et opérer dans ce contexte inédit, le National Productivity and Competitiveness Council (NPCC) a élaboré neuf modules, allant de la protection des employés à la communication. Ces modules, lancés fin avril à travers l’Enterprise Productivity Solutions Platform, concernent des conseils pratiques dispensés aux entreprises afin que celles-ci puissent répondre à la crise et aux conséquences de la pandémie de Covid-19.
Conscient que la situation est différente selon le secteur d’activité, le NPCC estime toutefois que les modes opérationnels sont le plus souvent les mêmes. « Le Covid-19 présente des défis majeurs aux entreprises. Dans le monde, les entreprises sont poussées à élaborer de nouvelles façons d’opérer. Les stratégies que les entreprises concevaient auparavant peuvent ne plus être d’actualité. Ce qui est important à ce stade, c’est de protéger les entreprises contre des dommages supplémentaires, ce qui ne peut être possible que si nous planifions à l’avance toutes les options qui se présentent et évaluons comment nous surmonterons ces défis », explique le NPCC concernant ses modules.
Pour expliquer le premier d’entre eux, baptisé « Protect your people », le NPCC rappelle l’importance de créer un environnement de travail sain afin que les employés se sentent en sécurité et soient « à nouveau productifs » au travail. « Au cas contraire, l’entreprise continuera de souffrir d’un taux d’absentéisme élevé, ce qui causera un préjudice supplémentaire à sa trésorerie », peut-on lire dans le module. À ce titre, le module regorge de conseils, comme de fournir du matériel d’éducation et une formation au personnel afin que ce dernier reste toujours informé sur la manière dont la propagation du virus peut être contenue. Autres possibilités : le partage de vidéos par courriels et la responsabilisation des employés.
Ce module rappelle également l’importance d’une bonne communication entre l’employeur et l’employé. Aussi, tout plan élaboré par une compagnie doit être communiqué à tous les membres du personnel et ce, idéalement avant même la réouverture de l’entreprise. « Partagez toutes les initiatives avec vos employés et rassurez-les en leur expliquant que leur environnement de travail est sûr », souligne-t-on encore dans le module. Par ailleurs, afin que l’entreprise puisse réussir dans sa démarche, la mise en opération d’une Enterprise Response Team (ERT) est aussi préconisée. Cette ERT – composée d’employés chargés de mettre en œuvre un plan d’intervention Covid-19, ainsi que de représentants de différents départements (ressources humaines, santé, sécurité, opérations…) – aura la responsabilité générale de développer des plans d’urgence et de communication efficaces, ainsi que de coordonner et de mettre à jour les plans en fonction de l’évolution du Covid-19. À noter enfin pour ce même module qu’il est aussi demandé aux entreprises d’éviter les rassemblements et de s’assurer que leurs employés maintiennent une certaine distance entre eux.
Un autre des neuf modules est intitulé « Examine your cashflow ». Ici, il est question de la trésorerie, un des éléments « les plus critiques » afin qu’une compagnie puisse sortir de cette situation de crise. Y est ainsi soulignée l’importance d’avoir « une vision claire » des lieux où sont conservés l’argent, les factures impayées et les stocks, notamment. Ce qui, selon le NPCC, « est très utile afin de repérer les éventuels déficits de trésorerie et agir instantanément pour en réduire l’impact ».
Par ailleurs, dans le module « Monitor your sales and marketing », le NPCC demande aux entreprises de favoriser leur présence en ligne ainsi que de partager « de manière proactive » toutes les informations importantes avec leurs clients, notamment en créant gratuitement une page Facebook et un compte professionnel Instagram. « Ces outils permettent aux entreprises de dire à leurs clients qui elles sont et ce qu’elles sont en mesure d’offrir pendant cette période. Ils donnent aux entreprises la possibilité de se présenter en ligne aux nouveaux clients ou aux clients fidèles, comme cela peut se faire dans un magasin physique », est-il ainsi expliqué dans le module. Et de préciser que les compagnies peuvent également informer en ligne sur les mesures de sécurité, le traitement des demandes des clients et les retards de livraison, entre autres.
Notons enfin le module « Manage your supply chain », où il est notamment recommandé de travailler avec les fournisseurs afin accroître la visibilité quant aux matériaux entrants. L’accent est ici encore mis sur la communication, l’entreprise devant en effet être en contact permanent avec un ou des responsable(s) afin de communiquer, par exemple, sur tout éventuel retard d’expédition ou de distribution. Les neuf modules élaborés par le NPCC sont : « Protect your people », « Examine your cashflow », « Monitor your sales and marketing », « Manage your supply chain », « Harness your human resources », « Improve productivity », « Develop a new strategy », « Reimagine your business », et « Communicate effectively ».