Le Food and Agricultural Research and Extension Institute (FAREI) a fait l’objet d’une remise en question en bonne et due forme devant l’Independent Review Panel (IRP). La décision prise par cette agence sous la tutelle du ministère de l’Agro-Industrie, octroyant = un contrat de gardiennage à Top Security Services Ltd à la hauteur de Rs 27 millions a été renversée.
Dans le Ruling émis à cet effet, l’IRP se montre très critique et administre une volée de bois vert linguistique à FAREI et au Bid Evaluating Committee (BEC).
« In our opinion, the BEC has failed in its duty to properly evaluate the bids by relying entirely on the lump sum amount quoted by bidders, while a rigorous approach would entail a thorough examination of the price quoted and ensuring at the same time that the Public Body is getting value for money. We view with much concern such an air of nonchalance from the Public Body in the evaluation of the bids. We deplore the respondent’s defence that the onus is on bidders to be compliant with relevant employment laws and regulations and an undertaking from a bidder is amply sufficient for him to be eligible for an award of tender. In our opinion this is more of a face-saving device masking the failure of the BEC in properly evaluating the bids. We have therefore no alternative than to recommend the annulment in whole of the decision of the public body », écrit l’IRP dans son jugement.
Ce développement intervient suite à une contestation logée par la firme de gardiennage Premier Security Solutions Ltd suite à l’octroi par FAREI de ce contrat à Top Security Services Ltd, dont le siège social se trouve à Port-Louis.
Toute cette affaire remonte au 22 juillet dernier, date à laquelle le FAREI a lancé un exercice d’appel d’offres en vue d’assurer la sécurité des locaux de cette institution. A la date limite pour la soumission le 8 août dernier, neuf firmes au total avaient déposé des cotations.
Un Bid Evaluation Committee (BEC) fut par la suite mis sur pied pour examiner les offres. À la suite de cet exercice, le contrat a été alloué à Top Security Services Ltd pour un montant total de Rs 27, 108, 000.00.
Dans sa plainte soumise à l’IRP, la firme contestatrice soutient que Top Security Ltd ne sera pas en mesure de répondre à ses obligations par rapport à l’enveloppe salariale de ses employés. Répondant à cet argument, FAREI indique qu’il incombe à la compagnie ayant décroché le contrat de respecter ses obligations légales envers ses employés d’après les dispositions de la loi du travail. Cependant, l’IRP ne s’aligne pas sur ce raisonnement.
« We pause here to observe that this is the most improper manner in which the Public Body replied to the Challenge. The Public Body should bear in mind that Public funds are involved in a procurement exercise and transparency is required so that participants and the public at large are satisfied that institutions are performing their duties within the parameters of the provisions of the law and in a professional manner », s’insurge l’IRP.
Par ailleurs, cette instance souligne que « it seems that the BEC has settled for the bare minimum in terms of the evaluation process. We fail to understand, especially where public funds are involved, how can a BEC content itself with… ticking boxes, checking for missing documents, technical evaluation and so on, which according to us are basic evaluation tasks. There need to be more substance over form when evaluating bids. The BEC has taken absolutely no pain in trying to work out a break-down of costs, taking in account the number of guards required and deployed, minimum salary of a guard applying the latest Remuneration Order and so on ».
L’IRP soutient aussi que dans le présent exercice d’évaluation des offres, le FAREI et le BEC ont trouvé une nouvelle « trouvaille » laissant le soin aux soumissionnaires de se conformer aux législations en vigueur. « In the present bid evaluation exercise, the Public Body and the BEC have found a new way out, leaving the onus on the bidders to comply with legislations in force; such a trouvaille is already a requirement in the bidding document. True it is that the onus is on the bidder, but who is going to make sure that the bid is compliant with the legislations in force. We ask ourselves whether the Public Body is going to act or fire fight whenever it comes to its knowledge that the successful bidder or contractor is in breach of its legal obligations or is it going to ensure, at the initial stage of the evaluation that the bidder/ bidders are compliant with clauses of the bidding document », fait encore ressortir l’IRP.