“A cloud of confusion”. C’est ainsi que l’Independent Review Panel (IRP), interprète la décision du ministère de la Santé visant à apporter un changement dans le document d’appel d’offres émis le 12 mai dernier pour l’achat des équipements de radiologie pour les cinq hôpitaux régionaux.
Le 3rd addendum ajouté au document d’appel d’offres 9 jours avant la fermeture des offres a incité la compagnie, Proximed Ltd à contester les procédures d’appels d’offres auprès de l’IRP. Il concerne un contrat de Hedging de films aux rayons x sur une période de 8 ans qui a été ajouté au document d’appel d’offres initial. Proximed Ltd soutient que le contrat pour l’achat de ces équipements va coûter autour de Rs 130 millions et les films de radiologie sur une période de 8 ans, environ Rs 974 millions.
« The 3rd Addendum makes a passing statement, in the annexed forms, that the binding prices of films over 8 years, which we consider to be operational costs, will be used for evaluation purposes. How? The circular thought process behind ITB 37.3(d) and the evaluation criteria from the Bidding Documents do not offer much in terms of clarity, and this may pose a challenge for the bid evaluation committee in its evaluation exercise. There seems to be a cloud of confusion not only in the Ministry’s intentions and its wishes as a client but in the Bidding Documents it has issued.
As a closing remark, this Panel is confident that the Central Procurement Board will seek all relevant advice and offer the appropriate guidance and make the necessary recommendations to the Ministry to clarify all these issues so that the whole process is seen to completion in accordance with the core principles of public procurement”, note l’IRP dans son Ruling.
Cette instance dit comprendre que le ministère de la Santé a voulu faire de sorte que le Hedging pourrait être la solution pour avoir des fils x-ray sur une période de 8 ans. « To prevent bidders from quoting low or unachievable figures, the Ministry and the Boards have astutely required bidders to commit to the prices over the 8 years — a hedging contract, of a sort ».
L’IRP souligne qu’il n’a pas l’intention de se prononcer sur cette approche. Mais la confusion semble perdurer au niveau de la Santé. « However, there seems to be a slight confusion with major repercussions at the level of the Ministry and the Board. Representatives of the Ministry seem to be under the impression that it will have an actual contract with the selected bidder and would, in case it finds the film for cheaper, be allowed to terminate the ‘contract’ with the selected bidder and buy from elsewhere. The Central Procurement Board’s representative, on the other hand, suggests that the total costs of films (based on the binding prices) will be used only for evaluation purposes and the sourcing of films will be done more dynamically, over the years », indique l’IRP.
Plus loin, cette instance ajoute que les soumissionnaires sont d’avis qu’ils peuvent toujours travailler avec de telles conditions mais des doutes subsistent sur un item qui a été ajouté au document d’appel d’offres, modifiant le montant du contrat significativement.
« Even though the Applicant is of the view this is workable (but challenges only the short notice of 9 days), and we can presume the other bidders are too since they have submitted bids, we do not believe it is appropriate that there should be a confusion on the very implementation of an item that has completely changed the bidding exercise— from one of Rs 100 million for supply and maintenance of machines to one of Rs 1.1 billion for supply and maintenance of machines and operational costs in the form of films, binding over 8 years », soutient encore l’IRP.