Le Electronic Document Management System (E-DMS) a été lancé par le ministre Vikram Hurdoyal. Ce projet s’inscrit dans le cadre d’une stratégie de transformation numérique de la fonction publique et en vue d’améliorer l’efficacité de la gestion des documents.
L’ambassadeur du Japon, Kawaguchi Shuichiro, la Resident Representative du Programme des Nations unies pour le Développement (PNUD) pour Maurice et les Seychelles, Amanda Serumaga, le Secretary for Public Service, Koosiram Conhye, des Officers-In-Charge des ministères et départements publics, entre autres personnalités, étaient présents à l’événement.
Le ministre de la Fonction publique a souligné que le lancement de l’E-DMS marquait un tournant dans le cheminement vers une administration plus efficace, transparente et centrée sur le citoyen. « Le projet vise à rationaliser les processus de registre, à améliorer l’accessibilité, à assurer un stockage sécurisé et centralisé sur une plate-forme numérique de fichiers officiels et à permettre un stockage, une récupération et un partage transparents des informations entre les ministères et les départements », a-t-il déclaré.
Pour Vikram Hurdoyal, le système, mis en œuvre à titre pilote au niveau du ministère de la fonction publique, offrait de nombreux avantages, notamment une efficacité accrue, une meilleure collaboration, une sécurité améliorée des documents, la conformité réglementaire, la réduction des coûts, et la capacité de maintenir la continuité des activités grâce à des mesures de reprise après sinistre.
Il a souligné qu’à la lumière des leçons apprises de la pandémie de COVID-19, il est impératif de moderniser les systèmes locaux et de tirer parti de la technologie pour introduire des projets phares qui rationalisent les opérations, boostent l’efficacité et la prestation de services à l’intention des citoyens.
Le ministre a également remercié le PNUD et le gouvernement du Japon pour leur soutien à l’E-DMS à Maurice. « L’assistance fournie par le PNUD dans le cadre du budget supplémentaire du Japon a joué un rôle déterminant dans la mise en œuvre de ce projet transformateur ; nous sommes extrêmement reconnaissants de leur confiance en notre vision d’appliquer des projets de transformation numérique dans notre service public », a-t-il déclaré.
De plus, le ministre était catégorique sur le fait qu’un changement culturel, où toutes les parties prenantes adoptent la transformation numérique et adaptent leur état d’esprit et leurs flux de travail en conséquence, était nécessaire. Il a évoqué l’importance de doter les fonctionnaires de compétences et de connaissances nécessaires, grâce à une formation et un soutien complets, afin de maximiser le potentiel de l’E-DMS.
Par ailleurs, Vikram Hurdoyal a énuméré d’autres projets et programmes en cours orientés vers la transformation de la fonction publique. Ceux-ci comprennent le système de gestion des ressources humaines (eHR) pour numériser les fonctionnalités de base de la gestion des ressources humaines, le Sandbox Framework pour favoriser l’adoption de technologies innovantes et la plate-forme en ligne pour la prescription du Scheme of Service.
Pour sa part, Kawaguchi Shuichiro déclare que le Japon est fier d’être un partenaire proche de Maurice et de faire partie de la reprise économique réussie et rapide du pays après la pandémie de COVID-19. Il a fait ressortir que le gouvernement du Japon avait pris en compte les besoins de Maurice et mobilisé un budget supplémentaire pour le projet Supporting an Inclusive and Multi-Sectoral Response to COVID-19 and Addressing its Socio-economic Impact de Maurice par le biais du PNUD. « Cette assistance représente un autre développement positif dans la relation dynamique et de longue date entre nos pays », affirme-t-il.
La représentante du PNUD pour Maurice et les Seychelles est d’avis que le ministère de la F-fonction publique demeure l’épine dorsale de tout secteur public efficace. Amanda Serumaga s’appuie sur le rôle essentiel joué par les responsables de la santé publique et les fonctionnaires dans la protection des communautés pendant la pandémie de COVID-19.
Elle souligne les besoins exprimés par les fonctionnaires pour le soutien et l’adoption de méthodes de collaboration modernes alignées sur la loi sur la protection des données et l’acte de transaction en ligne. Amanda Serumaga s’est ainsi félicitée de la mise en place d’un E-DMS complet et flexible qui, d’après elle, constitue une étape essentielle vers la mise en place d’un paperless government.
