80 000 boîtes d’archives rigoureusement conservées par l’entreprise
Banques, hôtels, compagnies d’assurance et agences gouvernementales ont recours à ses services
Spécialisée dans l’archivage de documents, We Simplyfile a tiré son épingle du jeu pendant la pandémie en offrant un nouveau service de Scan & Store aux entreprises. Leader dans le secteur de l’archivage, avec 45% des parts de marché, l’entreprise a accordé un moratoire au secteur hôtelier pendant la fermeture des frontières, car ce dernier ne pouvait plus payer ses services.
Face à la pandémie, We Simplyfile Ltd, qui a vu ses opérations impactées, a choisi d’innover en proposant aux clients le service Scan & Store, lequel connaît un certain succès, affirme Cédric Albert, General Manager. « Nous avons créé la demande et la plupart de nos clients se tournent vers ce service hybride, qui consiste à scanner les documents puis à les stocker en toute sécurité en donnant un accès aux personnes concernées, et ce, à n’importe quel moment. Ce service est particulièrement adapté aux entreprises qui pratiquent le télétravail, car leurs documents doivent demeurer confidentiels, tout en étant accessibles aux employés de manière digitale lorsqu’ils travaillent chez eux. Depuis que nous avons lancé le Scan & Store, une quarantaine de nos clients ont déjà basculé sur ce service, qui attire également de nouveaux clients. Ce qui est très positif pour notre entreprise. »
Ce service ne consiste pas qu’en l’archivage et le stockage de documents, car il comprend aussi le processus de scanning et de digitalisation. Tout est classé après avoir été minutieusement vérifié, puis conservé de manière à être facilement accessible, selon les besoins des clients. « L’archivage est un domaine pointu et il faut savoir bien archiver afin de pouvoir retrouver facilement vos documents quand vous en avez besoin », poursuit Cédric Albert.
We Simplyfile existe depuis 2003. L’entreprise a été créée par Sophie de Chalain, et opérait comme franchise sud-africaine sous le nom de Docufile jusqu’en 2014. Mais comme l’entreprise a fermé, Docufile est devenue We Simplyfile Ltd. L’entreprise propose des services de Document Management et Data Recording.
« Chaque entreprise doit archiver correctement ses documents, certains pour des périodes de trois à sept ans, et d’autres à vie. Nous donnons aux clients la facilité d’avoir un entrepôt pour garder leurs archives. Il s’agit d’une “shared warehouse”, où plusieurs clients archivent leurs documents. Nous proposons aussi des services de classement de documents. Nous effectuons le scanning de documents pour les banques, assurances et le gouvernement, c’est-à-dire que nous prenons les documents chez eux, qui sont ensuite classés et scannés. Nous donnons les documents en version électronique à nos clients et nous gardons les documents physiques dans notre “warehouse” », explique -t-ol. Avec 19 ans d’expérience, l’entreprise compte désormais quelque 200 clients à Maurice et réalise un chiffre d’affaires annuel de Rs 20 millions.
Forte de son expérience, We Simplyfile domine le marché de l’archivage avec environ 45% des parts, devançant ainsi ses deux concurrents, soit Everial (une franchise française) et AGS Maurice (qui évolue principalement dans le déménagement). « Nos parts de marché ont progressé avec la pandémie, et cela d’autant que cela a déclenché le phénomène du télétravail et que beaucoup d’employés travaillent désormais à la maison et ne vont pas au bureau. Ils ont besoin d’avoir accès à des documents chez eux, et donc les entreprises ont eu recours à nos services », souligne Cédric Albert
L’entreprise compte des clients dans divers secteurs économiques, comme les banques, les compagnies d’assurance et les hôtels. Ces derniers ont d’ailleurs bénéficié de moratoires pendant la fermeture des frontières. « Les hôtels n’ont pas été en mesure de nous payer pendant plusieurs mois pendant la fermeture des frontières. Mais comme ce sont des clients très anciens, nous avons quand même conservé leurs archives sans être payés. Là, ils ont recommencé à nous payer », explique le general manager de We Simplyfile.
Et quel a été l’impact de ces moratoires sur les finances de l’entreprise ? « Évidemment, cela a été difficile à gérer, car nous n’avions pas de rentrée d’argent. Heureusement qu’on avait un “cash-flow” assez solide, mais l’hôtellerie représente néanmoins 30% de notre chiffre d’affaires. » L’entreprise travaille également pour des universités et stocke des documents pour divers organismes gouvernementaux.
Dans le secteur bancaire, au moins trois banques sont clientes de We Simplyfile. « Récemment, nous avons scanné 1 million de pages pour une banque, et cela nous a pris deux mois. Cette banque voulait digitaliser toutes ses archives », raconte notre interlocuteur.
La capacité de Scanning de l’entreprise est de quelque 500 000 pages. Elle conserve les documents de ses clients dans deux entrepôts couvrant 2 000 m2 au total et situés à Riche-Terre et Pailles. Ces entrepôts assurent une sécurité optimale pour les données de ses clients. « Nous sommes reconnu comme Data Processor” et Data Collector par le Data Protection Office. Notre personnel a été rigoureusement formé et signe un serment de confidentialité en venant travailler chez nous. En 20 ans d’opération, nous n’avons jamais eu affaire à une fuite de documents », affirme Cédric Albert.
Les entrepôts de We Simplyfile sont en outre hautement sécurisés, équipés d’alarmes anti-intrusion et anti-feu, ainsi que d’un réseau de caméras de surveillance couvrant 100% de la surface. Les entrepôts ont été conçus pour être à l’abri des intempéries, comme les inondations, afin de protéger les quelque 80 000 boîtes d’archives qui s’y trouvent, sachant que chaque boîte contient jusqu’à 3 000 documents…
