Des documents confidentiels liés aux appels d’offres accessibles à des employés non concernés
Des données informatiques hébergées à l’étranger et des transferts manuels exposés aux erreurs
Des contrôles insuffisants, des responsabilités mal réparties et des informations confidentielles insuffisamment protégées. La gestion des fonds destinés aux projets d’infrastructures de la municipalité de Quatre-Bornes présente plusieurs faiblesses. C’est ce que révèle un rapport de la Financial Crimes Commission (FCC), qui met en garde contre les risques de corruption, de fraude et de détournement de fonds publics.
À la suite d’un examen des procédures de paiement et de gestion des projets de la municipalité, la Financial Crimes Commission a identifié une série de manquements dans le fonctionnement des services concernés. Son analyse a également porté sur le rôle du ministère des Administrations régionales et celui des Finances dans le suivi de ces opérations.
Premier problème soulevé : les retards de paiement aux entrepreneurs. Le délai de 28 jours prévu par la directive No 48 du Procurement Policy Office (PPO) n’est régulièrement pas respecté. La Financial Crimes Commission constate aussi que les entrepreneurs ne soumettent pas toujours leurs réclamations de paiement (Payment Claims) dans les délais et selon les règles établies par la directive No 63.
Entre-temps, les relations entre la municipalité et la Land Drainage Authority (LDA) ne sont pas suffisamment encadrées. Lorsque cette dernière instance confie des projets à la municipalité, aucune convention écrite ne précise clairement les responsabilités de chaque partie ni les délais à respecter. Cette situation peut compliquer le suivi des travaux et retarder leur validation ainsi que les paiements.
La Financial Crimes Commission attire également l’attention sur un problème au sein du département des infrastructures publiques (Public Infrastructure Department). Le poste de Civil Engineer est vacant depuis longtemps. En conséquence, le responsable du département doit aussi assurer les tâches normalement confiées à cet ingénieur.
Cette situation entraîne une concentration des responsabilités entre les mains d’un seul responsable. Or, les différentes étapes d’un projet, notamment la vérification des travaux, leur validation et l’approbation des paiements, devraient être réparties entre plusieurs officiers afin d’éviter les erreurs et les abus.
La Financial Crimes Commission relève aussi une faiblesse dans le traitement des conflits d’intérêts. Les déclarations des officiers sont bien enregistrées, mais elles ne sont pas examinées officiellement par leurs supérieurs. Autrement dit, les informations sont consignées, sans qu’un véritable contrôle soit effectué pour vérifier les risques éventuels ou prendre les mesures nécessaires.
Les systèmes informatiques de la municipalité présentent également plusieurs lacunes. La Financial Crimes Commission indique que les données du Council Project Management System (CPM), utilisé pour planifier et suivre les projets, sont hébergées à l’étranger.
Elle relève aussi qu’il n’existe pas de manuel expliquant clairement comment utiliser et gérer cette plateforme. De plus, les informations du CPM sont transférées manuellement vers le système comptable EBiz. Cette méthode peut entraîner des erreurs et rendre le suivi des opérations moins fiable.
Cependant, l’un des constats les plus sensibles se rapporte à la confidentialité même des appels d’offres. Des rapports d’évaluation des offres (Bid Evaluation Reports), qui contiennent des informations confidentielles sur les soumissions des entrepreneurs, sont accessibles à des employés qui ne sont pas concernés par les procédures en question.
Pour la Financial Crimes Commission, les accès aux documents sensibles ne sont donc pas suffisamment contrôlés. Elle recommande que seuls les officiers directement concernés puissent consulter ces informations et que chaque accès soit enregistré afin de détecter toute activité suspecte.
Face à ces faiblesses, la commission propose plusieurs mesures correctives. Elle demande notamment que le délai de paiement de 28 jours aux entrepreneurs soit mieux suivi grâce à un système automatique qui signalerait les retards et permettrait aux responsables d’intervenir rapidement.
Deuxièmement, elle recommande également de pourvoir le poste de Civil Engineer, de mieux répartir les responsabilités entre les officiers et d’instaurer une double approbation pour les paiements importants. Les déclarations de conflits d’intérêts devront, elles aussi, faire l’objet d’un véritable examen.
Sur le plan informatique, la Financial Crimes Commission préconise de transférer les données du CPM vers le Government Online Centre (GOC), afin qu’elles soient hébergées au niveau local et bénéficient d’une meilleure protection. Elle souhaite aussi que les deux plateformes, CPM et EBiz, puissent échanger leurs données de manière sécurisée et automatique, sans devoir passer par des transferts manuels.
Dans son rapport, la Financial Crimes Commission avertit que ces différentes faiblesses peuvent ouvrir la voie à des abus de pouvoir, à la corruption, à des ententes entre personnes (collusion), à la fraude et au détournement de fonds publics.
La commission estime donc qu’il est important de corriger rapidement ces problèmes afin de mieux protéger l’argent des contribuables et de garantir une gestion plus transparente des projets d’infrastructures de la municipalité.
