Une vingtaine de cadres de la prison ont suivi hier un cours de formation sur les archives à la Prison Training School de Beau-Bassin. Cette initiative des Services des Prisons et du département des Archives nationales vise à familiariser les participants à la gestion documentaire et archivistique et aux pratiques de conservation de dossiers.
À la fin de la formation, ces cadres seront en mesure de gérer les archives et les dossiers des détenus et de l’administration dans leurs unités respectives d’une façon professionnelle, systématique et organisée, cela en vue de faciliter la récupération rapide d’informations.
Les thèmes qui ont été abordés lors de cet atelier animé par trois facilitateurs du département des archives étaient la gestion des dossiers, l’administration archivistique et la préservation/conservation. Selon le Commissaire des Prisons, Jean Bruneau, cette formation s’avère nécessaire car des dossiers complets, à jour et disponibles sont non seulement une condition sine qua non de la gestion et de la planification stratégiques des prisons, mais aussi un outil essentiel pour garantir que les droits des détenus sont respectés.
Il est souligné qu’une bonne gestion documentaire vise à assurer que les dossiers soient stockés de façon à pouvoir être récupérés rapidement, qu’ils soient gérés de manière efficace, et qu’ils servent les objectifs pour lesquels ils ont été créés. Un autre avantage est que le volume de dossiers peut être contrôlé au tout début : les dossiers avec une valeur archivistique peuvent être retenus de façon permanente, tout comme les dossiers pertinents ayant trait à des fins légaux et administratifs, alors que ceux à usage spécifique limité peuvent être mis de côté.